Exemples concretsUn exemple concret, secteur par secteur.
Choisissez un secteur : voici, étape par étape, comment un dossier type y est traité dans GeniusOffice.
Ministères
Une circulaire, du projet à la signature du ministre.
Rédaction
La direction rédige le projet avec l'assistant de rédaction. Chaque version est conservée dans la GED.
Circuit de validation
Le projet suit son circuit : visa du directeur, puis validation du directeur général, avec délais et relances.
Signature
Le ministre signe au parapheur électronique. En son absence, la délégation prévue s'applique.
Départ & archivage
La circulaire est enregistrée au départ avec son numéro, puis archivée à valeur probante avec sa durée de conservation.
Modules utilisésParapheurCircuits de validationArchivage probant
Municipalités
Une demande d'extrait d'acte, du guichet à la notification.
Dépôt au guichet
Un citoyen dépose sa demande d'extrait d'acte de naissance au guichet en ligne. Il reçoit un numéro de suivi.
Affectation automatique
La demande est enregistrée et numérotée. Une règle SI…ALORS l'affecte directement au service de l'état civil.
Réponse préparée
L'agent d'état civil prépare la réponse avec l'assistant de rédaction, en arabe ou en français, puis la relit.
Signature & notification
Le document est signé au parapheur. Le citoyen est notifié et voit sa demande passer à « traitée ».
Modules utilisésRelation usagerAssistant de rédactionParapheur
Agences publiques
Une réclamation d'usager traitée dans les délais.
Réception par courriel
L'usager écrit à la boîte partagée de l'agence. Le courriel est enregistré en courrier en un clic.
Analyse automatique
L'IA résume la réclamation et extrait les références du dossier. L'agent vérifie avant de poursuivre.
Délai & relance
Le dossier part au service concerné avec un délai de traitement. Le responsable est relancé avant l'échéance.
Réponse relue
L'IA propose une réponse. L'agent la relit, l'ajuste et l'envoie. L'usager suit sa réclamation en ligne.
Modules utilisésCourriel intégréAnalyse automatiqueRelation usager
Universités
Le conseil scientifique, de la convocation au PV.
Ordre du jour
Le secrétariat compose l'ordre du jour à partir des dossiers reçus au bureau d'ordre.
Convocations
Les convocations partent aux membres, avec les pièces de chaque point.
Quorum & vote
Le quorum est constaté en séance. Chaque point est voté et le résultat est consigné.
PV scellé
Le PV est scellé, signé au parapheur, puis archivé avec les délibérations du conseil.
Modules utilisésDélibérationsParapheurArchivage probant
Défense
Une note classée, accessible aux seuls habilités.
Enregistrement
La note est enregistrée au bureau d'ordre avec son niveau de confidentialité.
Accès restreint
Seuls les agents habilités à ce niveau peuvent l'ouvrir. Les données de l'entité restent cloisonnées.
Visa & signature
La note suit le circuit prévu : visa, puis signature au parapheur.
Audit inviolable
Chaque consultation et chaque action sont inscrites dans un journal d'audit inviolable.
Modules utilisésBureau d'ordreHabilitationsAudit inviolable
Santé publique
Une note de la tutelle, répartie entre les services.
Arrivée
La note arrive au bureau d'ordre de l'hôpital. Elle est numérisée, numérotée et enregistrée.
Résumé & affectation
L'IA en propose un résumé. Une règle l'affecte à la direction concernée.
Tâches & échéances
La direction crée les tâches, avec leurs échéances, dans l'agenda partagé de l'équipe.
Réponse & classement
La réponse est signée au parapheur. Le dossier est classé, accessible aux seules personnes habilitées.
Modules utilisésBureau d'ordreTâches & agendaHabilitations
Industrie
Une demande d'achat validée sans papier.
Demande dictée
Le chef d'atelier dicte sa demande d'achat au lieu de la taper. Le texte s'inscrit dans le formulaire.
Circuit de validation
La demande passe par le responsable du site, le contrôle de gestion, puis la direction, avec relances.
Consultation
Le responsable achats lance une consultation, reçoit les offres et les évalue.
Tout au dossier
Demande, validations et offres restent dans le dossier du site, retrouvables par recherche plein texte.
Modules utilisésDictée vocaleCircuits de validationAchats & appels d'offres
Agriculture
Un courrier fournisseur, dicté depuis le terrain.
Dictée sur le terrain
Le responsable de l'exploitation dicte ses remarques depuis son téléphone, en tunisien ou en français.
Mise en forme
L'assistant de rédaction en fait un courrier officiel. Le responsable le relit et le corrige.
Traduction
Pour un fournisseur étranger, le traducteur intégré produit une version anglaise, relue avant envoi.
Archivage
Le courrier, le contrat et les certificats sont classés au dossier fournisseur, avec leur durée de conservation.
Modules utilisésDictée vocaleTraducteurArchivage probant
Banques & assurances
Une réclamation client, du courriel à la réponse.
Réception
La réclamation arrive dans la boîte partagée du service clients. Elle devient un courrier enregistré en un clic.
Analyse
L'IA en extrait l'objet et les références du contrat. Le conseiller vérifie.
Accès maîtrisé
Seuls les conseillers habilités ouvrent le dossier. Chaque consultation est tracée dans l'audit.
Réponse relue
L'IA propose une réponse. Le conseiller la relit, l'ajuste, puis l'envoie lui-même.
Modules utilisésCourriel intégréHabilitationsAudit inviolable
Commerce
Une facture fournisseur, reçue puis validée.
Réception
La facture arrive par courriel. Elle est enregistrée en courrier en un clic.
Extraction
L'analyse automatique en extrait le fournisseur, le montant et l'échéance. L'agent contrôle.
Validation
Le circuit transmet la facture au responsable concerné, puis à la comptabilité, avec relances.
Pilotage
Le tableau de bord montre les factures en attente. Les écarts inhabituels sont signalés.
Modules utilisésCourriel intégréAnalyse automatiqueTableaux de bord
Groupes & holdings
Dans chaque filiale, un engagement validé et signé jusqu'au directeur.
Un espace par filiale
Chaque filiale gère son courrier et ses documents dans son propre espace, cloisonné des autres.
Validation
Dans l'espace de la filiale, un engagement important suit le circuit de validation prévu, jusqu'au parapheur de son directeur.
Délégation
En déplacement, le directeur délègue sa signature. La délégation est tracée.
Pilotage par filiale
Chaque filiale suit ses volumes, ses délais et ses retards sur ses propres tableaux de bord.
Modules utilisésMulti-organisationsParapheurTableaux de bord
BTP & ingénierie
Un appel d'offres, du cahier des charges à l'attribution.
Cahier des charges
Le bureau d'études rédige le cahier des charges à partir d'un modèle, avec l'aide de l'IA, puis le relit et le valide.
Publication & plis
La consultation est publiée. Les plis sont déposés, puis ouverts en séance.
Évaluation
La commission évalue les offres selon les critères du dossier de consultation.
Attribution & PV
La commission décide l'attribution. Le PV est versé au dossier du chantier, dans la GED.
Modules utilisésCahiers des chargesAchats & appels d'offresGED